Je váš ERP systém dospělý, nebo zastaralý?

ERP systémy potřebují pravidelnou údržbu. Ta spočívá v provádění aktualizací a odstraňování chyb. I přes pravidelný a pečlivý servis ale váš ERP systém – podobně jako třeba operační systém ve vašem počítači – postupně zastarává, snižuje rychlost, zvyšuje spotřebu a je načase ho nahradit novým – provést upgrade.

Moderní řízení, 3/2013

V následujících řádcích se pokusím stručně popsat stav a některé symptomy, které indikují, že se ERP systém stává brzdou fungování firmy a měl by se tedy upgradovat.

Jak určit věk a kondici ERP systému

„Je náš systém ‚dospělý‘, nebo již ‚v důchodu‘?“ To je zásadní otázka, kterou si jako provozovatel ERP systému musíte zodpovědět. A jak věk správně určit? Dospělý systém je takový, který ve svém standardu (nebo s minimem dodatečného programování), poskytuje dostatečnou flexibilitu a plné funkční pokrytí unikátních požadavků. Zastaralý systém tyto změny není schopen pokrýt vůbec, nebo jen za cenu velkých programátorských zásahů či nákladných doplňkových produktů.

Pokud stále nevíte, může vám pomoci analýza vašeho rozpočtu pro IT. Podle průzkumů významných konzultantských společností Gartner nebo Forrester se náklady na údržbu ERP podílejí na čerpání celkového IT rozpočtu z 50 až 90 %. Jestliže vám na inovace, které pomáhají pokrývat měnící se potřeby vašeho podnikání, zbývá 10 % IT rozpočtu, je váš ERP systém asi dávno za zenitem. Naopak pokud máte kapacitu na inovace použít 40 % a více z vašeho IT rozpočtu, máte pravděpodobně ERP systém v  dobré formě.

Dalším příznakem zastaralosti ERP systému je míra spokojenosti (či nespokojenosti) koncových uživatelů se systémem a především míra jejich soběstačnosti v oblasti práce s daty z ERP systému. Klasickým projevem zastaralosti je nutnost zadávání dat speciálně určenými pracovníky, protože systém neumí data zaznamenat automaticky při jejich vzniku. Zde se jedná například o dodatečné odvádění práce při dílenském řízení a podobné agendy. Nejvíc alarmující je, když pro ad-hoc výstupy z vašich vložených dat musíte využívat odborníky z vašeho IT útvaru, nebo dokonce přímo dodavatele ERP systému.

Stále významnější je dnes být v dosahu – kdykoli a kdekoli. Dalším indikátorem stavu vašeho ERP systému je tedy jeho schopnost poskytovat informace on-line, průběžně v čase. Máte-li ve firmě dedikované zaměstnance, kteří většinu svého pracovního fondu stráví přípravou různých reportů, tabulek, sestav, grafů a jiných výstupů, příliš to nesvědčí o dospělosti vašeho ERP. Reporting a BI (Business Intelligence) mohou (a musejí) být integrální součástí moderního ERP systému. Jejich výstupy je pak nutné dostat v reálném čase ke koncovým uživatelům, a to jak pracujícím v interní síti, tak ke koncovým uživatelům s mobilními zařízeními (tablet, smartphone) se vzdáleným přístupem.

Příprava na upgrade? Chce to čas a informace

Zjistili jste, že máte zastaralý ERP systém, a rozhodli jste se pro upgrade? Důležitým předpokladem úspěšného upgrade je dostatek volné kapacity interních lidských zdrojů. Nejedná se jenom o útvar IT, ale především o klíčové uživatele systému. Musíte předem počítat s tím, že upgrade je náročný úkol, který bude vyžadovat částečné uvolnění uživatelů z jejich každodenních úkolů. Ruku v ruce s dostatkem času jde i kvalitní a aktualizovaná informovanost uživatelů o důvodech, proč jste se rozhodli upgrade provést, o zlepšeních a cílech, které má nový ERP systém přinést, a také průběžná informovanost o postupu projektu. To vše by mělo být doplněno aktivní účastí a podporou vedení společnosti.

Z více technických oblastí je potřeba zmínit především dostatečné otestování nových funkcí systému se vzorky reálných dat před spuštěním do rutinního provozu, zajištění bezpečného zálohování nového systému od samého počátku projektu upgrade, provedení komplexního cvičného přechodu do rutinního používání u upgradovaného systému. V neposlední řadě je potřeba věnovat maximální pozornost i snaze o převedení proprietárních nebo zákaznicky vyvinutých úprav původního systému do standardní funkčnosti a prostředí systému inovovaného, což nám zejména v budoucnu usnadní a zlevní bezproblémový rozvoj klíčové IT komponenty podniku.

Pavel Staněk, statutární zástupce GEMMA Systems, spol. s r.o. a Dynamica, a.s.

130328_Moderni_rizeni.pdf 130328_Moderni_rizeni.pdf (497,06 KB

Nahoru